Findeter 2015
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Avances en el Plan Estratégico de Teconología (PETI) Cargando...

En 2015 continuó la ejecución de los proyectos del PETI, así:
Inteligencia de negocios – (Business Intelligence – BI)
Durante 2015 se dio inicio a este proyecto el cual tiene como objetivo proveer a la Entidad de las capacidades, procesos y herramientas que apoyen efectivamente la toma de decisiones, basándose en los datos de sistemas de información internos y externos. Dentro de las características principales se destacan:

  • Accesibilidad a la información que se le brindara a los usuarios con datos confiables ya que son la fuente principal de la solución de inteligencia de negocios.
  • Apoyo para toma de decisiones. Se pretende aparte de facilitar la presentación de la información, que los usuarios puedan acceder a la herramienta seleccionada y construir sus propios tableros de control únicamente con los datos que les interesen y de esta manera lograr que los colaboradores de Findeter puedan utilizar estas herramientas de manera independiente.
Como beneficios se espera optimizar la toma de decisiones del área comercial, financiera y planeación; así como habilitar a los usuarios líderes para crear, modificar y reutilizar sus propios tableros de control, reportes e indicadores.
Durante 2015 se realizó la contratación de la solución Qlik Sense y se dio inicio a la respectiva implementación, dentro de los principales beneficios del proyecto se encuentran:

  • Consolidación de los datos claves de múltiples fuentes en una sola aplicación.
  •  Análisis de la información y de los datos mediante la asociación.
  • Visualización de la información desde cualquier dispositivo móvil.
  • Facilidad en la actualización de los datos cuando la estructura de las fuentes cambia.
  • Visualización de la información con gráficos atractivos y tecnológicamente avanzados.
  • Búsquedas rápidas y eficientes.

Arquitectura orientada a servicios – (SOA)
Es un proyecto que ha venido habilitando a la Entidad para integrar las aplicaciones de software y automatizar procesos de negocio a través de un componente centralizado de intercambio de información como lo es el bus de servicios de empresa (ESB) para la creación, uso y reutilización de componentes informáticos. 

Como beneficios, se mejoró el servicio de desarrollo de software, el cubrimiento funcional de las aplicaciones, se logró mayor provechó al potencial de las aplicaciones y se logró la automatización e integración de los procesos de negocio.
Cabe resaltar otros logros que se presentaron durante 2015 en materia de tecnología:

Modelo de Gestión de la demanda de TI:

Se implementó el modelo de Gestión de la demanda de TI el cual permitió establecer un único punto de contacto de los usuarios con la Dirección de tecnología para todo lo referente a los requerimientos de software de la entidad, como resultado se logró mejorar los tiempos de entrega de las soluciones a los usuarios, una mejor comunicación con las diferentes áreas, una metodología para recopilar requerimientos de software de una manera más clara, justificando el beneficio para la Entidad con cada uno de ellos, brindando información periódica para los usuarios acerca del estado de los requerimientos, priorización y centralización de la información de acuerdo a las necesidades de la entidad.

Gestión Integral de Clientes: 

Se identificó la necesidad de contar con una visión integral de los clientes o partes interesadas en la entidad, independiente del producto ofrecido. Se decidió implementar la iniciativa a través del sistema CRM, para lo cual durante el año se definieron los requerimientos con los usuarios interesados, se realizaron los respectivos desarrollos y las pruebas finales de las funcionalidades.

Sistema Contratos Asistencia Técnica: 

Este sistema busca soportar el proceso de contratación para los servicios de asistencia técnica iniciando desde la publicación en la página web de los términos de referencia hasta entregar el orden de elegibilidad. Durante el año 2015 se realizó el levantamiento de información de las necesidades, se finalizaron los casos de uso con las respectivas aprobaciones y se seleccionó al proveedor para el desarrollo del aplicativo el cual se implementará durante el primer semestre de 2016.

SIGEP (Sistema de Información para Gerencia y Estructuración de Proyectos):

Teniendo en cuenta los cambios presentados en el proceso de Vicepresidencia Técnica se identificaron mejoras requeridas en el sistema SIGEP las cuales facilitarían el manejo de la información en el aplicativo. Para llevar a cabo este mejoramiento continuo durante el año 2015 se realizó el levantamiento de información de los requerimientos de la Vicepresidencia técnica y el desarrollo de los casos de uso realizados y aprobados por los usuarios de las gerencias de infraestructura y agua concluyendo el desarrollo de los mismos.
Gobierno en Línea – GEL: 

Mediante el DECRETO 2573 DE diciembre de 2014, el presidente de la república de Colombia redefinió el modelo de la estrategia de gobierno en línea, así como los plazos y alcance. De acuerdo con lo anterior Findeter, redefinió el equipo de trabajo, el alcance y los planes de acción para el año 2015. Se realizó la etapa de entendimiento y planeación del nuevo esquema apoyado siempre por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

FindeLearning:

Se implantó la plataforma Black Board en el modelo de software como servicio con licencias, por un año, para 500 usuarios concurrentes. Se lanzaron los cursos virtuales de Seguridad de la Información, Inducción a Findeter y contratación. A estos cursos se invitaron un total de 360 funcionarios con su correspondiente evaluación final para cada curso. La plataforma tiene una disponibilidad 7 x 24 y entre los principales beneficios se encuentran: 
  • Una mayor flexibilidad: respecto al método convencional de capacitación pues no es necesario el estar programando cada vez la lógica que conlleva cualquier otra acción de formación en la empresa. Se puede recibir en cualquier franja horaria, además el colaborador puede fijar sus propios ritmos de aprendizaje, según el tiempo de que disponga y de los objetivos que se haya fijado.
  • Reducción de los tiempos de aprendizaje: Según estudios empíricos llevados a tal efecto, se ha comprobado que los tiempos de aprendizaje pueden ser reducidos entre un 40% y 60% si se ofrecen soluciones de e-learning. 
  • Comodidad: FindeLearning evita muchos desplazamientos, lo que se traduce en una gran comodidad para los empleados.
  • Reducción de costos: FindeLearning puede llegar a ser hasta un 30% más barato que la formación convencional
Sistema de Gestión Documental Electrónica – SGDE: 

Durante 2015 se dio inicio al proyecto de implementación del nuevo sistema de gestión documental llamado POXTA, el cual ofrece grandes ventajas en cuanto al proceso de la gestión electrónica de los documentos y su flujo dentro de cada uno de los procesos de las diferentes áreas de la entidad. Con este sistema, desarrollado para ambiente SharePoint 2013, se pretende tener un control total de toda la documentación que se genera en Findeter en correspondencia interna, externa, en el archivo de gestión y en el archivo histórico de documentos. Entre los principales beneficios se encuentran: 

  • Mayor productividad: Eficacia y eficiencia en la búsqueda y recuperación de documentos. 
  • Ahorro de costos: En general se reducen los espacios donde preservar la documentación, ya que no ésta en papel.
  • Ahorro de tiempo: Al tener toda la documentación en un solo repositorio y con las mismas reglas de descripción, creación, clasificación, captura, etc. Toda la documentación es más fácil de encontrar y recuperar, agilizando las tareas dentro de la Entidad y de respuesta a los clientes.
  • Homologación: En muchas oportunidades una misma tarea puede ser realizada de diferentes maneras por diferentes personas, lo que imposibilita poder medirlas de una forma eficaz. Con POXTA se administran los procesos, y se pueden unificar los procedimientos para realizar todas las tareas, estableciendo un mismo modelo para toda la Entidad.
Gestión de la mesa de ayuda:

A continuación el número de solicitudes durante el año 2015.
Proyectos de infraestructura tecnológica:

Findeter, a través de la Dirección de Tecnología, adelanto proyectos de infraestructura tecnológica que tuvieron impacto y beneficios directos a los colaboradores de la entidad:

Control de acceso a la red NAC (Network Access Control): 
A partir del proceso de adopción de la norma de seguridad de la información ISO 27001 e implementación de sus controles, se identificó la necesidad de implementar un sistema de Control de Acceso a la red (NAC) que permita proteger la red de datos de la entidad, de conexiones desde equipos y personal no autorizado. Se inició este proyecto con el objetivo de contar con una herramienta que funcione para establecer y administrar políticas y criterios de aceptación de los dispositivos que acceden a la red corporativa de la Entidad y por consiguiente a los sistemas de información de la misma, durante el primer semestre del año 2016 se tiene planeado finalizar con la respectiva implementación. Dentro de los beneficios de NAC se encuentran:

  • Control de quién accede a la red.
  • Administra y controla centralmente la posición de seguridad de todos los dispositivos que se conectan a la red.
  • Permite ver si las máquinas que se conectan a la red de Findeter pasan un análisis básico de seguridad.
  •  Apoya el cumplimiento normativo

Carteleras digitales: 
Se realizó la instalación y el montaje de las carteleras digitales en la Entidad con lo cual se logró una comunicación más efectiva y de impacto por tener componente multimedia, gestión remota, oportunidad de la información y reducción de costos de impresión alineados a la política de cero papel.

Remodelación de Oficinas: 
La Dirección de TI participo en la adecuación y/o remodelación de las oficinas de Manizales, Buenaventura, Bogotá calle 104 Piso 6, Barranquilla, Medellín y Bucaramanga. La unidad de gestión de servicios de infraestructura de TI estuvo a cargo de adelantar las adecuaciones en lo que hace referencia al componente eléctrico, cableado estructurado y otros elementos de la infraestructura tecnológica que permitieron a la Entidad ampliar su cubrimiento y operación a nivel nacional.

Gestión de ambientes: 
Este proyecto identifico requerimientos funcionales de Findeter en lo referente a la gestión de la seguridad de los ambientes de TI, así mismo implementó la arquitectura de seguridad de los mismo, garantizando la separación y segregación de roles. Se obtuvo como beneficio que el personal de la Dirección de tecnología, cuenta con mejores herramientas para gestionar y monitorear los ambientes de TI, dando una mejor respuesta a los requerimientos del negocio, y garantizando soluciones de mayor disponibilidad y calidad. Así mismo, se mejoró la disponibilidad y calidad de los servicios de tecnología, cumpliendo con los controles definidos en la norma técnica ISO 27001, dando los primeros pasos de acercamiento a la certificación.

En el 2016 Findeter iniciará la definición e implementación del nuevo plan estratégico de Tecnologías de Información (PETI), el cual permita alinear Tecnología con las necesidades del negocio y que mediante la definición de un nuevo portafolio de proyectos tecnológicos se logre soportar a la Entidad en el logro de sus objetivos estratégicos.